Les règles de comptabilité espagnoles sont répertoriées dans le Code de Commerce et elles obligent toute compagnie à enregistrer chaque transaction relative à leur activité.
L'Instituto de Auditores-Censores Jurados de Cuentas de España est le corps officiel de comptabilité, et est ainsi responsable pour les standards de comptabilité et d'audit à travers l'Espagne. Cependant, le système de comptabilité espagnol à changé le 1 janvier 2005, et il est maintenant impératif que les compagnies recensées en Espagne s'adaptent aux International Accounting Standards (IAS), afin de se comformer aux lois de l'Union Européenne sur les procédures de comptabilité. Des copies des IAS sont disponibles au IAS Board (www.iasb.org ).
Avant de pouvoir ouvrir votre société, vous devez acquérir des livres de comptabilité et les faire tamponner au bureau du Registre Mercantile le plus proche, afin que ceux-ci soit en règle. Il serait plus prudent d'obtenir des conseils de la part d'un conseiller des finances sur quel type de livre est le mieux adapté pour votre entreprise.
En plus de ceux-ci, vous devez tenir à jour un livre d'actes (libro de actas), dans lequel vous pouvez enregistrer tout accord passé lors des assemblés annuelles. Si votre compagnie est un SL??, vous devez de plus enregistrer toutes les contributions de chaque actionnaire dans un livre de registres sociaux (libro de registros de socios) ainsi qu'un livre pour registre du personnel (libro de matricula), servant de preuve que vos employés sont bien en règle avec les autorités du travail à tout inspecteur.
Une fois votre société en marche, vous devez remplir une déclaration annuelle d'impôts. Celle-ci doit être envoyée avant le 25ème jour suivant une période de six mois à la fin de l'année fiscale. Par exemple, si votre année fiscale est du 1 janvier au 31 décembre, il est impératif que vous renvoyez la déclaration avant le 25 juin de l'année suivante (soit 25 jours après le 1 juin). De plus, vous devez verser des paiements trimestriels dans les 20 premiers jours des mois d'avril, octobre et décembre. Le montant à payer est fixé à 18% (ou 25% si votre chiffre d'affaires dépasse les 6 010 121€.
Lorsque vous envoyez votre déclaration d'impôts, le montant que vous avez payer d'avance est déduit du reste à payer. Vous devez également envoyer les formulaires d'impôt sur les sociétés, déclaration financière et inventaires au registre mercantile chaque année. Un bon comptable devrait remplir toutes ces fonctions pour vous.