Bien que les étrangers ne sont pas soumis à chaque petit détail de la culture d'affaires japonaise (on ne s'attendra pas à ce que vous sachiez à quel degré vous incliner devant collègue ou client), assurez-vous tout de même d'avoir des réserves de cartes de visite japonaises correctement formatées.
Le fait d'échanger des cartes de visite est un processus important et formel au Japon. Si mal réalisé, cet échange peut mettre un ton négatif sur toutes les affaires futures.
Votre carte de visite japonaise devrait être imprimée recto et verso, avec les caractères kanji sur le devant et en Japonais romanisé (romaji) ou en Anglais au dos. Le trait le plus proéminent sur une carte de visite devrait être le nom de compagnie, suivi de votre titre de travail et votre nom. En bas de la carte vous devriez imprimer tous vos renseignements de contact pertinents.
Les échanges de cartes de visite ouvrent des réunions entre tous les nouveaux partenaires et les clients.
En présentant une carte de visite à un partenaire japonais ou à un client, tenez la carte par les coins supérieurs, à deux mains. Le destinataire prendra la carte par les coins du bas. Il examinera la carte, vous remerciera et s'inclinera ensuite.
Ne recouvrez jamais aucuns renseignements sur une carte de visite, que vous la présentiez ou recevez. Les hommes d'affaires japonais le considèrent comme une insulte. Aussi, vous ne devriez jamais écrire sur, plier ou empocher une carte de visite japonaise. Ceux-ci sont tous les signes d'irrespect extrême. Au Japon, votre traitement de la carte de visite d'un client reflète votre respect pour lui et affectera les relations d'affaires en conséquence.
Gardez vos cartes de visite dans une boîte en cuir, avec les cartes les plus récemment reçues classées au dos. Pendant les réunions, gardez la carte de votre client sur votre sacoche. Si la réunion a plusieurs personnes, gardez la carte de la personne la plus élevée sur votre sacoche et les autres à proximité sur la table.
Culture d'affaires japonaise
Vous devriez être aussi poli que possible pendant les réunions d'affaires au Japon. Evitez de contredire ou de corriger des employés, des collègues, ou des clients en public. Si c'est absolument nécessaire, soyez aussi doux que possible. Au Japon, perdre la face en public est considéré honteux et profondément embarrassant. Le but de chaque réunion devrait être d'avancer en collaborant pour arriver à un consensus, et non pas de gagner un avantage en se confrontant à un adversaire.
Arrivez toujours tôt aux réunions et informez vos clients au moins une heure à l'avance si vous croyez qu'il y a une chance vous soyez en retard.
Dans beaucoup de situations, vous trouverez l'exemple vos collègues japonais utile. Dans les réunions, par exemple, attendez d'être placé. Il y a une hiérarchie dans toutes les réunions d'affaires japonaises et attendre d'être placé garantit que vous ne paraîtrez pas déplacé.